Особенности работы с онлайн кассами

Согласно 290-ФЗ от 03.07.2016, с прошлого года практически все фирмы и бизнесмены (розница) должны были начать пользоваться онлайн-кассами.  В режиме реального времени эти аппараты передают в ФНС всю информацию о произведенных расчетах с клиентами. Кроме того, формируются электронные чеки, и автоматически приходят на электронную почту покупателям. Работа с онлайн-кассами – процедура для многих неизвестная, потому возникает масса вопросов. Когда операции через новые терминалы станут обязанностью для бизнеса? Всегда ли нужно будет покупать новую кассу или ее можно будет получить бесплатно? Кому не придется привыкать к новой ККТ? В этой статье мы расскажем Вам основные особенности работы с онлайн кассами.

Онлайн кассы. С чего все начиналось

Согласно новому закону (см выше), все розничные продавцы, принимая платежи от своих клиентов, обязаны использовать новые кассовые аппараты.

Так, вся информация по покупкам поступает сразу в налоговую. Данные передаются через операторов фискальных данных (ОФД). Соответственно, компаниям также придется заключать договор с ОФД.

Онлайн-кассы внедрялись постепенно, после тестового периода.  Так, некоторые компании (ООО и ИП) в центральной России попробовали вести расчет со своими клиентами посредством новых аппаратов. Эксперимент показал хорошие результаты, и было решено ввести эти кассы повсеместно. Благодаря этому, все доходы компании становятся прозрачными для налоговиков, а фирма платит налоги с реальной суммы своих доходов.

Механизм работы онлайн касс

Механизм работы новых аппаратов сводится к 4 шагам:

1. Информация об операции сначала поступает ОФД. Это занимает чуть больше секунды.
2. ОФД «в ответ» отправляет на кассу уникальный номер чека.
3. Чек отправляется клиенту.
4. Данные о расчетах за день поступают от ОФД в ФНС.

Механизм отлажен таким образом, что до тех пор, пока данные не будут переданы оператору, чек просто технически не сформируется.

ОФД — связующее звено между магазином и налоговой. Оператором может стать российская компания, которая получила соответствующее государственное разрешение.

Предприятие розничной торговли также обязано отправлять копию электронного чека на имейл покупателя или на его смартфон, в случае если клиент предоставит магазину такую информацию. Клиент может проверить через интернет, поступили ли сведения о его покупке в налоговую. По запросу покупателю предоставляют бумажный чек с QR кодом.

У нового чека свои реквизиты:

— данные о системе налогообложения предприятия
— сайт ОФД
— место, время и дата операции
— признак расчета (приход или расход)
— сумма с указанием ставки и размера НДС
— форма расчета (наличный или электронный платеж)

Стоимость новых касс

Новый кассовый аппарат придется покупать не всем фирмам. Некоторые кассы можно обновить, установив новое ПО и фискальный накопитель. Это будет стоить около пяти тысяч рублей. Но не всегда можно модернизировать существующий аппарат и тогда нужно приобрести новый онлайн терминал. Ввиду большого спроса на новые кассы, существует конкуренция производителей, благодаря чему стоимость может быть очень разной.

Каждый новый аппарат имеет свои характеристики. Все онлайн-кассы подчиняются требованиям, изложенным в статье 4 Федерального закона от 22.05.2003 No 54-ФЗ.

Еще одним важным шагом при переходе на онлайн аппарат является заключение договора с ОФД. Стоимость услуг по передаче данных не регламентирована и ее нужно уточнять у конкретного оператора.

Постепенный переход на онлайн кассу

По закону переход на новые онлайн ККТ происходит постепенно —  в 5 этапов.

1. с 15.07. 2016 по 30.07 2017 -Начало добровольного использования онлайн-касс.
Также в этот период можно было модернизировать уже существующую кассу, подав соответствующие документы в налоговую и отправить заявку оператору фискальных данных.

2. с 01.02 2017 — Обязательное использование новых кассовых терминалов. Налоговые органы больше не регистрируют кассы, не соответствующие новым требованиям (не «онлайн»).
При этом до 1.07.2017 сохраняется возможность работы со старыми кассами, которые были зарегистрированы до 01.02.2017.

3. с 01.07. 2017 — ООО и ИП, работающие со старой контрольно-кассовой техникой должны отказаться от нее в пользу онлайн-касс.

Исключения составляют лишь:
— компании и частные предприниматели на ЕНВД
— ИП, работающие на патенте;
— организации и ИП, оказывающие услуги населению.

4. с 01.01 2018 — Чек должен быть сформирован и передан только в электронном виде. Бумажные чеки выдаются исключительно по запросу покупателя.

5.  с 01.07 2018 — Онлайн -терминалы должны применять:
— ООО и индивидуальные предприниматели на ЕНВД, осуществляющие деятельность согласно пункту 2 статьи 346.26 НК РФ;
— ИП на патенте;
— организации и ИП, которые оказывают услуги населению;
— организации и ИП, работающие с торговыми автоматами.

В тоже время до 1 июля 2018 года:

— «вмененщики» и ИП на патенте могли работать на своей прежней кассовой технике, в случае если при расчетах с покупателями они предоставляли ему документ, подтверждающий оплату (квитанцию или товарный чек и т.д.). Подобный документ выдавался по запросу клиента (п. 7 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. No 290-ФЗ);
-ООО и ИП, оказывающие услуги населению также могли работать без онлайн-касс, в случае если они выдавали типографские бланки строгой отчетности (п. 8 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. No 290-ФЗ).

Кому не придется работать с онлайн кассами

Для некоторых услуг и видов деятельности работа с онлайн-кассами не является законодательным требованием. Это касается лишь небольшого количества фирм и ИП. Например, для компаний и бизнесменов, которые оказывают мелкие бытовые услуги (такие как, например, ремонт обуви). Также онлайн ККТ не обязательны для магазинов, продающих определенные виды товаров (музыкальные инструменты, оргтехнику, а также для билетных касс, торговцев мороженым, газетных киосков и т.д.). Кроме того, от обязательного использования новых аппаратов освобождены те, кто ведут свой бизнес в местности, где нет интернета. Все эти места и виды деятельности подробно прописаны в общем перечне в статье 2 Федерального закона от 22.05.2003 No 54-ФЗ.

Плюсы онлайн ККТ

Использование нового вида контрольно-кассовых терминалов на первых порах влечет за собой некоторые неудобства, в том числе и финансовые.

При этом новый способ расчетов имеет и много плюсов:

— контроль выручки в режиме онлайн
— выявляет ошибки при расчетах, что позволяет их устранить в кратчайшие сроки
— не нужно вести кассовый журнал
— выдается онлайн-чек, который равен бумажному
— клиенты смогут посмотреть чек и проконтролировать свои покупки (чеки больше не теряются)
— снижение издержек бизнеса на обслуживание и перерегистрацию старых ККТ

Регистрация/перерегистрация аппарата

О том, как зарегистрировать, перерегистрировать либо снять с учета онлайн-аппарат, лучше читать в первоисточнике — статья 4.2 Закона от 22 мая 2003 г. No 54-ФЗ, а также на сайте ФНС. Проводить данные процедуры следует, строго соблюдая букву закона.

Для регистрации новой онлайн-кассы можно обратиться в любую налоговую инспекцию (а не только в ту, которая за Вами закреплена территориально).

Заявление можно подать в бумажном или электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС (для этого нужна ЭЦП). Далее необходимо пройти все этапы регистрации, следуя подсказкам системы.

Всю подробную и актуальную информацию смотрите на сайте ФНС.

Штрафы за неприменение онлайн касс

Вследствие несоблюдения закона о применении онлайн-касс, компания или бизнесмен могут столкнуться с определенными штрафными санкциями.

Административные меры, связанные с использованием контрольно-кассовой техники, в последнее время ужесточились.

В случае, если компания не использует кассовую технику (или использует старые аппараты) на нее налагаются штрафы, сумма которых может составлять до 30 тысяч рублей.

Более подробно о видах нарушений и штрафах Вы можете узнать на сайте Федеральной налоговой службы.

Мы рассказали Вам основные сведения об онлайн-кассах и будем рады, если эта информация поможет Вам в Вашей работе. Если у Вас возникли вопросы по использованию онлайн-касс, Вы всегда можете обратиться к нашим специалистам.